چرا استفاده از سیستم حضور و غیاب در سازمان شما ضروری است؟

سیستم حضور و غیاب، ساده ترین روش برای اندازه گیری فعالیت نیروی کار و نیز محاسبه پاداش آن ها است. در دنیای امروز ، اغلب از سیستم حضور و غیاب به عنوان منبع داده های مهم در مورد نحوه برخورد با افراد شاغل استفاده می شود. بهبود روند کار و فرآیند هایی که باید اصلاح شوند مستلزم توجه بیشتری از سوی مدیران است. این داده های مهم با استفاده از فناوری های پیشرفته ردیابی زمان جمع آوری و تجزیه و تحلیل می شوند.

استفاده از سیستم حضور و غیاب

سازمان های تجاری دیدگاه های متفاوتی نسبت به مدیریت کارکنان دارند. برای برخی از آن ها، استفاده از این سیستم برای گزارش ساعات کار و محاسبه بهره وری و فروش است. به هر حال در هر صنعتی که باشید، استفاده از  سیستم حضور و غیاب  ضروری به نظر می رسد. خودکارسازی فرآیند ها می تواند هزینه ها را کاهش داده و عملیات را برای همه صنایع بهینه کند. امروزه تعداد بیشتری از کارمندان در خانه ، به صورت دورکاری و حتی در حال حرکت مشغول به کار هستند. بنابراین، پیاده سازی این سیستم می تواند برای یک کسب و کار مفید باشد ، اما از طرفی ممکن است ردیابی زمان کارکنان را با مشکل مواجه سازد.
سیستم حضور و غیاب ، سازمان ها را قادر می سازد تا گزارش های جامعی از حضور، غیبت، اضافه کار، اوقات بیکاری و تعطیلات کارکنان، تهیه کنند تا دریابند چگونه کارکنان زمان خود را مدیریت می کنند.

سیستم حضور و غیاب کارکنان چیست؟

سیستم حضور و غیاب کارکنان با روش هایی که برای ردیابی تعداد ساعات کاری کارکنان استفاده می شود، مطابقت دارد. ساعت کار کارکنان به وسیله سیستم حضور و غیاب پیگیری می شود. یک سیستم حضور و غیاب حتی اگر ساده باشد ابتدایی ترین اطلاعات مربوط به حضور و غیاب کارکنان شامل: مدت زمان کار و زمان تعطیلات را درون خود ثبت می کند. با پیاده سازی این سیستم، پیگیری کاغذی ساعات کاری کارکنان ، استفاده از نرم افزار های صفحه گسترده ، پانچ کارت های زمان یا استفاده از نرم افزار های حضور آنلاین، همگی جای خود را به یک پلتفرم قابل دسترسی و اندازه گیری خواهند داد.

حضور کارکنان درمحل کار به چه معناست؟

سیستم حضور و غیاب کارکنان یک برنامه تحت وب است که به شما کمک می کند به صورت غیر حضوری برنامه های کارکنان را در یک مکان مشاهده کنید. این نرم افزار همه ابزار های مورد نیاز شما را در خود دارد ، بنابراین می توانید کارمندان خود را در هر زمان و مکانی و با هر دستگاهی مدیریت کنید. سیستم مدیریت حضور و غیاب به شما این امکان را می دهد که ساعات کار کارکنان خود را به طور دقیق تعیین کنید. مثلا اگر کارمندانی با حقوق ساعتی دارید، به راحتی می توانید ساعات کار آن ها را مدیریت کنید. یکی از مسائلی که مدیران همیشه با آن مواجه هستند آگاهی از میزان اضافه کار و محاسبات مربوط به آن است. از طرفی کارکنان نیز باید برخی دسترسی ها را در سیستم مدیریت حضور و غیاب داشته باشند. صرف نظر از نحوه اجرای آن ، سیستم شما باید ویژگی حضور و غیاب، استانداردهای زمان سنجی قانونی و کار منصفانه پیروی کند.
blank

مزایای استفاده از سیستم حضور و غیاب

به دلایل زیر شما باید در کسب و کار خود از سیستم حضور و غیاب و ردیابی زمان استفاده کنید:

افزایش بهره وری و امنیت

استفاده از سیستم حضور و غیاب خودکار، بهره وری و امنیت حقوق و دستمزد کارکنان را افزایش می دهد. بکارگیری این سیستم ها علاوه بر بهبود عملیات و انجام بدون مشکل فرآیندها باعث سهولت و بهبود کارایی خواهد شد.

جلب رضایت کارکنان

جلب رضایت کارکنان از طریق برنامه ریزی و رسیدگی درست و به موقع به درخواست ها آغاز می شود. رضایت کارکنان می تواند منجر به افزایش چشمگیر در گردش مالی شرکت شما شود. شما می توانید با به کارگیری سیستم های خودکار ، تاثیرات ناشی از این موضوع را بر شرکت خود مدیریت کنید.

کاهش خطاهای انسانی

سیستم حضور و غیاب علاوه بر کاهش خطاهای انسانی، پاسخی ساده ، بی طرفانه و دقیق برای رفع نیازهای کسب و کار شما، بدون ایجاد تضاد در منافع طرفین ارائه می دهد.

اجرای صحیح قانون کار

رعایت قانون استانداردهای عادلانه کار (FLSA) ضروری است. این قانون میزان حقوق و دستمزد کار ساعتی و اضافه کار را تعیین می کند. علاوه بر این، برای اطمینان از ایمنی کارکنان خود در محل کار، باید از قانون ایمنی و بهداشت شغلی (OSH) پیروی کنید. قوانین دیگر نیز شامل جبران خسارت کارکنان و حمایت از آن ها را نیز باید شامل شود.

چه چیزی اهمیت سیستم حضور و غیاب را برجسته می کند؟

هر کسب و کاری از دو جنبه قابل بررسی است: بخشی که برای مشتریان قابل مشاهده است و بخش دیگر که در تعامل با کارکنان است. بدون وجود یک نیروی کار کارآمد، کسب و کار شما نمی تواند مولد و موفق باشد. به همین دلیل، شما باید به سوابق حضور و غیاب کارکنان خود دسترسی داشته باشید. بر خلاف ظاهر امر ، حضور کارکنان با هزینه های سربار ارتباط مستقیم دارد. به عنوان مثال: با غیبت زیاد، کارفرمایان تمایل دارند هزینه بیشتری را برای جذب و استخدام کارکنان هزینه کنند.
هر کسب و کاری باید زمان و حضور خود را پیگیری کند زیرا برای تصمیم گیری های بعدی به آن نیاز خواهد داشت. پیش بینی میزان فروش ، تقاضای نیروی کار و تعداد ساعاتی که کارکنان در آن مشغول به کار هستند، رابطه مستقیمی با حضور فعال و مدیریت زمان کارکنان دارد. علاوه بر این، غیبت کارکنان موجب بروز مشکلاتی در زمینه گردش مالی و پرسنلی خواهد شد. مدیریت نا کارآمد در سطوح پایین می تواند منجر به ایجاد فرهنگ سازمانی ضعیف و روحیه پایین در بین کارکنان شما شود. این دقیقا نقطه ای است که برنامه حقوق و دستمزد شما باید با سیستم حضور و غیاب سازگار باشد. برای اطمینان از رضایت همه ، ضروری است که هنگام ارزیابی ساعت های زمانی، اسامی هر یک مدیران منابع انسانی در بخش مربوط به خود، درج کنید.

راه حل هایی برای محیط کسب و کار امروز

– خودکار سازی کامل یک فرآیند پرهزینه و در عین حال ضروری برای انجام عملیات روزمره – کسب مزیت رقابتی در مقایسه با رقبا. باید توجه داشته باشید بدون فعالیت کارکنان خود نمی توانید یک کسب و کار را اداره کنید. – استفاده از داده های کارکنان به صورت لحظه ای برای کسب مزیت رقابتی بسیار مهم است. – مدت زمان حضور کارکنان برای انجام وظایف محوله ، حقوق و دستمزد، برنامه ریزی و مدیریت منابع انسانی همه در یک قالب یک سیستم تعریف می شوند. – افزایش کارایی فردی با استفاده از سیستم حضور و غیاب با این حال، صرفا داشتن اطلاعات برای دستیابی به اهداف مورد نظر کافی نیست. برای دستیابی به بهترین یافته ها و قضاوت ها ، بررسی کامل داده های مربوط به کارکنان مورد نیاز خواهد بود.در واقع اگر بخواهیم تصویر جامعی از هزینه ها، عملکرد و تقسیم وظایف داشته باشیم باید این داده ها را با داده های نظارت بر زمان ترکیب کنیم. درک الگوهای مهم و مشاهده پویایی فرآیند های کاری از طریق مقایسه داده های مشابه از حال و گذشته ساده تر خواهد بود. این داده ها به شناسایی مناطق ضعیف بالقوه و همچنین افزایش تولید و کارایی کمک می کند. غلبه بر اهمال کاری: آگاهی از فعالیت های مزاحم و آن هایی که در طول روز باعث از بین بردن تمرکز شما می شود، بسیار مفید خواهد بود. هنگامی که بدانید چقدر از وقت خود را صرف گشت و گذار در شبکه های اجتماعی مثل فیس بوک و یوتیوب کرده اید، کاهش روزانه ۱۰ دقیقه استفاده از فضای مجازی و مشاهده فیلم های سرگرم کننده، راحتتر خواهد بود. آگاهی از بهره وری خود: هنگامی که نوبت به محاسبه و تجزیه و تحلیل میزان بهره وری، عملکرد و خروجی کار می رسد، داده های مربوط به جدول زمانبندی مهمترین منبع داده است. در اقتصاد های دانش بنیان، معیارهای بهره وری اغلب مبهم و ناملموس است ، اما داده های زمان کار می تواند به عنوان واضح ترین و قابل فهم ترین نوع داده ها، اطلاعات کافی را ارائه دهند. پیگیری زمان کار: پیگیری زمان کار یک تکنیک موثر برای افزایش بهره وری محسوب می شود، به ویژه برای کار آفرینان که باید تصمیم بگیرند در طول روز چه وظایفی را انجام دهند و برای آن ها اولویت مشخص کنند. به این فکر کنید  که به جای تماشای سریال ها یا فیلم های تلویزیونی در یوتیوب، چه کار دیگری می توانید انجام دهید!؟
blank

معایب سیستم حضور و غیاب

با اینکه داده های سیستم حضور و غیاب می تواند برای مدیران و صاحبان کسب و کار بسیار مفید باشد، اما هنوز برخی از سازمان ها تصمیمی برای استفاده از این داده ها در جریان کاری خود ندارند. از جمله  دلایلی که باعث شده تا مدیران ساعات کاری را پیگیری نکنند عبارتند از: – از نگاه برخی مدیران پیگیری ساعات کار امری ناخوشایند و زمان بر است. – این کار نیاز به تلاش بیش از حد دارد. – استفاده از سیستم حضور و غیاب زمان زیادی را از سازمان می گیرد و تیم را کند می کند. – کارکنان به این باور می رسند که به شدت از سوی سازمان کنترل می شوند. – در بسیاری از موارد ، افراد بر اثر غفلت برگه های زمانی را پر نمی کنند.
به طور خلاصه می توان گفت سیستم حضور و غیاب، زمان سنجی داده های حیاتی را به مشاغل ، تیم ها و افراد ارائه می دهد؛ که به برنامه ریزی و پیش بینی موضوعات پیش رو، کمک می کند و عملکرد کلی را بهبود می بخشد. سازماندهی مناسب فرآیند ها و اطمینان از این که کارکنان درک صحیحی از پیگیری زمان و حیاتی بودن آن برای پیشبرد اهداف دارند؛ دو عنصر مهم در پیاده سازی موفقیت آمیز سیستم حضور و غیاب به شمار می رود. – برای استفاده از سیستم حضور و غیاب، نیاز به صرف تلاش و زمان زیادی نیست. اگر هدف شما بهینه سازی فرایندها برای تیم های کاری است ، ردیابی زمان وقت زیادی از شما نمی گیرد. – برای اجرای سیستم حضور و غیاب در سازمان خود بهتر است محصولاتی را انتخاب کنید که استفاده از آن ساده باشد و نیازی به بکارگیری روش های طولانی و وقت گیر برای تسلط به آن نباشد. – راه اندازی سیستم ثبت ساعات قانونی ، اضافه کار و غیبت. – کارکنان باید از روش کار این سیستم ها مطلع شوند؛ تا مطمئن شوید پرسنل شما برگه های زمانی را به موقع تکمیل می کنند. – برای سهولت در راه اندازی سیستم حضور و غیاب فضایی مثبت ایجاد کنید. بهترین رویکرد برای الهام بخشیدن به کارکنان، استفاده از پتانسیل های موجود در فرهنگ سازمانی و ترجیحات اعضای تیم شما است. با گذشت زمان، سیستم حضور و غیاب از یک ابزار ساده و شهودی برای تعیین کمیت نیروی کار، به یک منبع اطلاعاتی مهم و ارزشمند در زمینه هوش تجاری ارتقا خواهد یافت. بسیاری از راه حل های تخصصی در حال حاضر برای کمک به مدیریت و افزایش روند ردیابی زمان با استفاده از داده های این سیستم حاصل می شود. این سیستم ها جمع آوری داده هایی را که برای همه طرف های درگیر، از جمله کارکنان، مدیران و مشتریان مفید است را امکان پذیر می کند.

نتیجه گیری

هیچوقت برای استفاده از یک  سیستم حضور و غیاب در سازمان، برای تجزیه و تحلیل هزینه های سربار دیر نیست. برای آماده سازی کسب و کار خود برای سال مالی جدید، باید بهره وری خود را مورد باز بینی قرار دهید. علاوه بر این، کارکنان باید بتوانند از طریق سیستم حضور و غیاب، مرخصی ساعتی و استعلاجی خود را درخواست کنند. سرپرستان می توانند به جای پیگیری تلفنی از طریق رایانه های خود این موارد را بررسی کنند. به منظور تعیین آنچه که برای سازمان شما مناسب است و نیاز سنجی برای سیستم حضور و غیاب می توانید همین امروز با کارشناسان ما تماس بگیرید!

سایر مقالات

blank

افزایش شانس موفقیت با برنامه ریزی و تعیین اهداف هوشمند

به نظر شما دلیل اینکه خیلی از مردم علی رغم تلاش های خود شکست می خورند، چیست؟ زیرا آنها در کار خود برنامه ریزی و اهداف هوشمندانه را در نظر نمی گیرند بر اساس پاسخ صریح آلبرت هابارد فیلسوف آمریکایی: «این افراد شکست می

ادامه مطلب »
blank

تجزیه و تحلیل سیستماتیک منابع انسانی: ترکیب قدرت افراد و اطلاعات

اکثر شرکت در سراسر جهان به تجزیه و تحلیل سیستماتیک منابع انسانی< روی آورده اند. جاناتان فرار، یک مشاور معروف در حوزه کسب و کار، تجزیه و تحلیل سیستماتیک را این‌گونه تعریف کرده است: تجزیه و تحلیل سیستماتیک عبارت است از یافتن، تفسیر و

ادامه مطلب »
blank

مهم‌ترین مزایای سیستم‌های حضور و غیاب مبتنی بر ابر (Cloud)

تعیین ساعات کاری و حضور و غیاب کارمندان یکی از مهم‌ترین فرآیندهای منابع انسانی است که حضور و غیابمناسب علاوه بر تسهیل ورود و خروج کارکنان، می‌تواند ابزارهای بسیار ارزشی را برای برنامه‌ریزی ورود و خروج کارمندان، غیبت‌ها، یکپارچه سازی حقوق و دستمزد و

ادامه مطلب »

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

اسکرول به بالا