شما مدیریت پروژه را چگونه انجام میدهید؟

پروژه هایی که با دقت و تدبیر آغاز شوند، می توانند به هدف خود برسند. اما رسیدن به این موضوع راهکار خود را دارد. این راهکار در یک کلام مدیریت پروژه است. اگر برایتان سوال شد که با استفاده از این راهکار چه مزایایی نصیبتان می شود، باید بگویم این مزایا شامل: تحویل دادن پروژه ها در زمان مقرر، اکتفا به میزان بودجه اولیه تخصص یافته، سازماندهی و مدیریت عملکرد در جزئیات پروژه و در نهایت افزایش همکاری و ارتباط های چندگانه خواهد بود. هر کدام از این موارد موضوعات مهم و تاثیر گذاری هستند، که بررسی و توضیح داده خواهند شد.

اولین فاکتور تاثیر گذار در مدیریت پروژه

همان گونه که در قسمت بالا گفتیم، مدیریت پروژه می تواند به شما مزایای فوق العاده ای دهد، اما این مزایا را فقط با خواندن نمی شود احساس کرد؛ بلکه باید در عمل پیاده سازی و آزموده شوند، تا بتوانید فوایدش را تجربه کنید. موارد مذکور در بالا نیاز به توضیح کافی دارند، که عبارتند است از:

تحویل دادن پروژه ها در زمان تعیین شده

هر کسی که حداقل یک بار در پروژه ای حضور داشته است، به خوبی می داند که تحویل دادن پروژه ها در موعد تعیین شده، اصلاً کار آسانی نیست. یکی از اقداماتی که برای موفقیت نهایی در انجام پروژه ای لازم است، تحویل دادن به موقع آن به کارفرما است. مطالعاتی که توسط فارستر انجام شده است، نشان میدهد که حدود 40% پروژه ها در سال 2018 در زمان تعیین شده، تحویل داده نشدند؛ یعنی سازماندهی و زمان بندی مورد نظر را رعایت نکردند. به نظرتان چه عواملی می توانند تحویل دادن پروژه را به تاخیر بیندازند؟ عوامل زیادی می توانند پروژه ها را از مسیر اصلی خارج کنند، عواملی مانند: تغییر دادن اولویت ها یا ایجاد تغییر در اهداف تعریف شده برای پروژه ها؛ یعنی در زمانی که پارامتر های یک پروژه به طور دقیق و واضح مشخص و مدون نشده باشند، به راحتی امکان منحرف کردن آن پروژه از اهدافش وجود دارد، البته این مورد را دامنه نوسان زمانی می نامند و می دانید که در صورت طولانی شدن اتمام آن، می تواند برای مدیر وقت پروژه نابود کننده باشد. یادتان نرود که مدیریت پروژه شما را یاری خواهد داد؛ یعنی با استفاده کردن از نرم افزار مدیریت پروژه که با ابزار های متنوع و قابل استفاده ای ساخته شده است تا همه بتوانند با مدیریت عملکرد خود پروژه های محوله را سازماندهی و در زمان مقرر تحویل دهید.

چگونه با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه تحویل آنها را آسان کنیم؟

زمانی که صحبت از یک نرم افزار پیش می آید، باید بدانیم که دقیقاً چه خدمات و مزایایی را به کاربرانش ارائه می کند، تا با استفاده کردن از آن فوایدش نصیبمان شود. برخی از مواردی که نرم افزار مدیریت پروژه به همه ارائه می کند، شامل موارد زیر است:

نمودار های گانت

این مورد امکان تجزیه و تحلیل پروژه را به صورت بصری فراهم می کند. همچنین وظایف فردی کارکنان و سررسید های مختلف را هم برای شما به نمایش می گذارد. اگر نمیدانید هر فرد باید کدام فعالیت را انجام دهد، این نرم افزار به شما کمک می کند تا برای هر فرد مسئولیت هایشان را تعیین کنید.

جدول زمان بندی

این جدول همانند جدول گانت می تواند به شما به صورت تصویری اطلاعات پروژه هایتان را نمایش دهد و امکان دسترسی و استفاده از راه حل هایی که توسط نرم افزار ارائه می شود، برای شما وجود خواهد داشت.

کار تیمی یا ارتباط های کاری

در یک پروژه، همکاری های تیمی بسیار شاخص و مهم است. یعنی برخی کارها باید زودتر انجام شوند تا مابقی کارگران بتوانند کار خود را آغاز کنند. مثلاً برای اینکه بتوانید یک محتوا را در اینترنت بارگذاری کنید، باید در ابتدا یک وب سایت را طراحی و ایجاد کنید، تا امکان انتشار آن محتوا وجود داشته باشد. این ویژگی به عنوان یک ابزار می تواند به شما در مدیریت عملکرد تک تک کارگران کمک کند و معطلی های کار تیمی را از بین می برد و گروه شما کار خود را به درستی با رعایت زمان بندی انجام خواهد داد.

بهترین راه

تمام پروژه ها دارای لیست کار های مختلف هستند، که باید در طول زمان انجام شوند. این ویژگی به شما امکان انتخاب بهترین و کوتاه ترین راه ها را که برای انجام یک پروژه لازم هستند را میدهد. همچنین می توانید این مورد را در نمودار گانت پیاده سازی و استفاده کنید.

دومین فاکتور تاثیر گذاری در مدیریت پروژه

عامل بعدی که می تواند به شما در مدیریت پروژه کمک کند و در نهایت خواهید توانست که پروژه ای موفق را پشت سر بگذارید، مورد زیر است:

اکتفا به بودجه اولیه

نیاز های مالی یک پروژه اجتناب ناپذیر هستند، این نیاز ها معمولاً شامل: مواد اولیه، نیروی کار، تجهیزات، خدمات متفرقه و هزینه های احتمالی و پیش بینی نشده می شود. برای موفق شدن، باید به همان بودجه اولیه تخصیص یافته یا کمتر از آن اکتفا کنید و پروژه را به اتمام برسانید. پروژه هایی که هزینه های تنخواه زیادی دارند و یا در حین تکمیل، امکان گسترده شدن آن وجود دارد، باید به صورت مداوم بررسی و نظارت شوند تا از هر گونه شبهه دور باشند و از تخصیص بودجه دچار کمبود نشوند. جمع بندی اعتبار مالی برای کل پروژه، می تواند در اختصاص دادن بودجه مفید باشد. یعنی در هر مرحله می توانید از تکنیک های مختلف یا جمع بندی اولیه برای کاستن هزینه ها استفاده کنید تا در حین انجام پروژه دچار کسری نشوید. برای مثال، فرض کنید پروژه ساخت بزرگراهی را قبول کرده اید، حال اگر در حین انجام کار، باران های شدید بیاید، در نتیجه هزینه های شما قطعاً افزایش خواهد یافت. البته باید بدانید تغییرات قیمتی نیز در بودجه تاثیر گذار خواهد بود. تحقیقاتی که PMI انجام داده است، نشانگر این می باشد که حدوداً 50% پروژه ها در دام هزینه های متفرقه و نوسان دار میفتند. تغییرات غیر قابل کنترل که مثالی هم برایش ذکر شد نیز در تغییرات بودجه ای اثر گذار خواهند بود و باید در جمع بندی لحاظ شوند.

راهکارهای نرم افزار مدیریت پروژه برای تخصیص اعتبار

هر چه میزان اعتبار دهی و برنامه ریزی برای تخصیص بودجه بهتر و دقیق تر باشد، در حین انجام پروژه، دچار مشکلات کمتری خواهید شد. نرم افزار مدیریت پروژه راهکار های مختلفی را به شما ارائه می کند تا بتوانید بهترین سازماندهی بودجه بندی را انجام دهید. با این کار مدیریت عملکرد خودتان را بالا می برید. دو مورد از آنها عبارتند از:

گزینه بندی

بیشتر برنامه های جامع و مفید، مواردی که برای کاربرانشان کاربردی است را به صورت گزینه بندی ارائه می کنند. در این گزینه ها می توانید تمام هزینه ها را قرار دهید؛ هزینه هایی مانند مخارج و حقوق کارگران، هزینه های پروژه، باقی مانده بودجه و …. . این کار نمای جامعی از مخارج و مقدار باقی مانده از اعتبار مالی پروژه را به شما نشان خواهد داد.

گزارش عملکرد

وجود بخش گزارشات در میان گزینه های این نرم افزار به جمع بندی اقداماتی که تاکنون انجام داده اید و اقداماتی که برای اتمام پروژه لازم است تا انجام گیرند، کمک خواهد کرد. یعنی هزینه های اصلی و حاشیه ای را خواهید دید و گزارش جامعی از داده ها و خروجی ها خواهید داشت.

سازماندهی و مدیریت عملکرد در جزئیات پروژه

در پروژه هایی که کوچک هستند، می توانید بر جزئیات تسلط کامل داشته باشید، و احتمالاً احتیاجی مدیریت جزیی نخواهید داشت، اما در پروژه های تولیدی و سیستماتیک قطعاً بررسی و دانستن جزئیات مهم و ضروری خواهد بود. به هر حال هر پروژه ای از مجموعه جزئیات و اقدامات کوچکی تشکیل می شود؛ که سازماندهی و مدیریت عملکرد آنها بر همین اساس تعیین می شود. مثلاً در پروژه ای که پیچیده تر باشد، قطعاً نیاز به نظارت مدیران بر روی نقطه به نقطه ی هزینه ها که به صورت مستقیم یا غیر مستقیم انجام شده اند، وجود دارد. معمولاً در پروژه ها این جزئیات شامل: حجم کاری اعضای گروه پروژه شما، زمان بندی در انجام کارهای گروه و … می شود. با استفاده از این مورد، پروژه به سهولت و با سرعت به اتمام خواهد رسید. از همین رو مدیریت پروژه شامل سازماندهی و مدیریت عملکرد تمام اعضا می شود. یعنی دقیقاً مشخص می کند که چه کسی باید چه کاری را انجام دهد و همچنین نظارت بر تک تک کار هایی که در یک پروژه انجام می شود را بر عهده دارد، تا از ایجاد شدن بی نظمی جلوگیری کند.

جلوگیری از بی نظمی در مدیریت پروژه

پارامترهای مهمی که برای جلوگیری از ایجاد شدن هرج و مرج در حین پروژه وجود دارد را برایتان ذکر می کنیم. مهمترین آنها عبارتند از:

مدیریت منابع انسانی

مدیر منابع انسانی تعیین کننده میزان حجم کاری برای اعضای پروژه می باشد، لذا در صورتی که حجم کاری فردی زیاد است و نمی تواند آنها را انجام دهد، می تواند میزان حجم کار او را کم کند.

تخصیص تابلو و کارت های کاری

می توانید اختصاص دادن کارهای یک پروژه به تمام افراد را با ایجاد کردن کارت های فردی یا استفاده از تابلو های اعلانات انجام دهید تا روند تکمیل پروژه بهتر و سریع تر صورت گیرد؛ و البته سازماندهی دقیقی از کارها را، برای خودتان خواهید داشت.

اعلان عمومی

می توانید برای فعالیت هایی که در حال انجام هستند، آنها را به صورت اعلان به بقیه اظهار کنید؛ تا سایر کارگران مطلع شوند و از خطرات احتمالی دور بمانند.

وجود پیوست در گزارشات

می توانید قرار دادن فایل های پیوستی در سیستم اصلی خودتان را با برنامه های مختلفی از جمله DROPBOX انجام دهید. استفاده از این مورد تسلط و تمرکز شما را برای انجام کارها و ارائه توضیحات بیشتر می کند. اسناد پروژه ها را هم به راحتی در دسترسی خود خواهید داشت.

تهیه لیستی از کارها

کار هایی که می خواهید انجام دهید و کارهایی که تا به الان انجام داده اید را می توانید در لیستی قرار دهید، تا هم خود از آن اقدامات مطلع شوید و هم دیگران از این اطلاعات آگاه شوند.

تقویت همکاری و ارتباط های شغلی در مدیریت پروژه

محدودیت ها را می توانید با برقرار کردن ارتباطات مختلف از بین ببرید. حال اگر پروژه های محوله شما پیچیده و بزرگ باشند، قطعاً این ارتباطات به شما کمک خواهند کرد. تصور کنید، تیم پروژه از روند انجام کار بی اطلاع باشند و هماهنگی میان آنها برقرار نباشد، آن پروژه به آسانی از بین خواهد رفت. راه حل های مدیریت پروژه شامل توانایی ایجاد همکاری و برقراری ارتباط های کاری هم می شود، که برخی از آنها عبارتند از:
– اجازه مدیران مربوط برای دعوت از مهمان های مرتبط که در نهایت بتوانند همکاری های دوجانبه را افزایش دهند
– پذیرش یا شنیدن نقد و پیشنهاد هایی که ارائه می شوند
– حضور فعالانه با روحیه بالا در کارها
– اعلان و اظهار شرح وظایف افراد
– زمانبندی و ایجاد روز شما برای دانستن زمان به اتمام رسیدن پروژه
– استفاده از تمام ظرفیت ها از جمله ایمیل خودتان برای پاسخ دهی به نظرات یا سوالات

سوالات افراد در مدیریت پروژه ایجاد شود

خود عنوان مدیریت پروژه به مجموعه ای از اقدامات و نظارت هایی که بر اعمال فرد فرد و اقدامات کاری یک پروژه ای که ممکن است تولیدی، خدماتی یا … باشد، اطلاق می شود. قالب پروژه ها داری زمانبندی هستند، که در پروژه های تجاری این مورد بیشتر به چشم می خورد. موسسه مدیریت پروژه با نام اختصاری (PMI) پنج مرحله را به عنوان ارکان اصلی یک پروژه معرفی می کند؛ این موارد عبارتند از:
– آغاز کردن
– برنامه ریزی و بودجه بندی
– پیاده سازی و اجرا
– سازماندهی و مدیریت عملکرد
– به اتمام رساندن

آیا از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کرده اید؟

این نرم افزار برای مدیرانی که به مدیریت پروژه ها به صورت فردی می پردازند، کمک های فراوانی می کند، تا بتوانند پروژه های خود را تکمیل کنند. علاوه بر مواردی که در ادامه ذکر میشوند، مهلت اتمام و اکتفا به اعتبار اولیه مالی پروژه در این نرم افزار رعایت خواهند شد. این نرم افزار شامل ابزارهای زیر است:
– نظارت بر کارمندانی که در پروژه مشغول فعالیت هستند
– نظارت کردن بر نوع فعالیت و روند پروژه
– کنترل هزینه ها جهت جلوگیری از کسری بودجه
– ارائه مهارت ارتباط گیری برای افزایش همکاری های شغلی
سازمان هایی که در یک زمان چندین پروژه را تحویل می گیرند، قاعدتاً باید بر تک تک پروژه ها حاضر باشند تا هم نظارت کنند و هم از فعالیت های انجام شده مطلع شوند. نوع تخصیص اعتبار و منابع مورد نیاز برای هر کدام، باید با نظارت های سازمان های بالادست نیز هماهنگ باشد. مدیریت پروژه شما را توانمند می کند تا بتوانید همزمان تمام پروژه های محوله را بدون معطلی و کسری در بودجه، آنها را به اتمام برسانید.

فواید استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه

هر سازمانی برای کسب موفقیت به خلاقیت و ابتکاراتی نیاز دارد تا بتواند مدیریت خود را به موفقیت برساند. این برنامه شما قادر می سازد تا بتوانید در موارد زیر دقیق عمل کنید:
– پروژه ها را مطابق با اهدافشان تکمیل کنید
– امکان ایجاد تغییر برای نتیجه گیری دلخواه
– مدیریت دامنه نوسان قیمت
– امکان بررسی و مشاهده همگانی پیشرفت های پروژه
– شناسایی نقاط ضعف
– مدیریت وظایف

معایب استفاده از این نرم افزار

استفاده از فناوری فایده دارد، اما بدون اشکال نخواهد بود. یعنی با توجه به میزان کارکرد، هزینه های استفاده و عضویت متغیر خواهند بود
تعداد کاربرانی که دسترسی خواهند داشت، محدود است، مگر اینکه مجوزات لازم را داشته باشند
این نرم افزار نقش نظارتی دارد و در نهایت کارگران انجام دهنده کارها خواهند بود
دسترسی ها باید کنترل شوند تا از خطر سرقت، در امان بمانند
باید بتوانید از این نرم افزار استفاده کنید و اگر نه برایتان پیچیدگی ایجاد می کند
فضای ابری در این نرم افزار وجود دارد
در نسخه های رایگان می توانید کاربری های گروهی را ایجاد کنید و برخی از روش های خاص هم برای کاربران خاص و پروژه های ویژه وجود دارد

با استفاده از نرم افزار تایمزی می توانید حضور و غیاب کاربران خود را در محل پروژ های مختلف مدیریت نمایید. برای اطلاعات بیشتر در رابطه با نحوه عملکرد آن با ما در تماس باشید.