حضور و غیاب چگونه به صرفه جویی در هزینه های کسب و کار کمک کند؟

برای اینکه بتوانید مدیریت مالی سالمی در هر شغلی داشته باشید، باید هزینه های کسب و کار را کنترل کنید. پرداخت حقوق کارکنان یکی از عمده ترین مخارج برای کسب و کار ها می باشد. از همین رو انجام حضور و غیاب جهت محاسبه و پرداخت درست حقوق کارمندان لازم است. نهاد ها و سازمان های زیادی در دنیا در بخش سیستم حضور و غیاب سرمایه گذاری های سنگینی را انجام داده اند؛ این کار موجب افزایش عملکرد و صرفه جویی در هزینه ها می شود. این مقاله در خصوص بیان این موضوع می باشد تا با برخی راه هایی که یک سیستم حضور و غیاب می تواند به صرفه جویی در هزینه ها کمک کند را برای شما بیان کند.

چگونه با حضور و غیاب برای داشتن کارمندانی با عملکرد بالا برنامه ریزی کنیم؟

میزان وسعت و گستردگی کسب و کار در برنامه ریزی آن تاثیر دارد. این برنامه ریزی نیاز به وقت زیادی در بخش های: نوع چینش و گردش شیفت ها، کنترل حضور و غیاب، نظارت بر اجرای قوانین و قراردادها دارد. مادامی که این برنامه ریزی وجود نداشته باشد، نه فقط عملکرد کارکنان افت می کند بلکه نخواهید توانست که کارکنان خوبی را بیابید. یکی فواید برنامه ریزی این است که به مدیران اطلاع کافی میدهد تا بدانند وضعیت نیروی کاری آنها در کسب و کار به چه صورت است؛ یعنی خواهید دانست که بیش از اندازه، کمتر از نیاز یا به اندازه ی کافی نیروی انسانی دارید. سیستم های حضور و غیاب عموماً به ساعات حضور یک کارمند در محل کار خلاصه می شوند. اما یک راهکار بهتر می تواند به مدیران این دسترسی را بدهد تا حضور و غیاب را قبل از حضور منابع انسانی و بدون پنل های کاری به صورت تخصصی انجام دهند. سیستم حضور و غیاب برای همه ی کارکنان یکسان نیست و در گردش می باشد. یعنی کارمندان تمام وقت فقط در بعضی سازمان ها وجود دارند و در بیشتر کسب و کارها بر اساس نیازی که دارند می توانند اقدام به استخدام یا قرارداد با کارگران دورکار کنند؛ به همین علت ساعات کاری میتواند متغیر باشد. شاید برایتان سوال شود که گردش تایم کاری چه فوایدی میتواند داشته باشد؟ این گردش به شما: خلا های کاری، نسبت توانایی کارکنان با میزان حقوق پرداختی به آنها، غیبت هایی که به خاطر بیماری یا تعطیلات هستند و مواردی که به طور ضروری پیش می آیند را اعلام می کند. استفاده از سیستم حضور و غیاب به جای حضور و غیاب های سنتی میتواند اطلاعات روشنی از نیروی انسانی بدهد تا بتوانید برنامه ریزی دقیقی برای افزایش عملکرد کارکنان داشته باشید.

صرفه جویی در هزینه ها برای پرداخت حقوق کارکنان

سیستماتیک کردن حضور و غیاب با استفاده از دستگاه نه فقط برای دانستن: لحظه ها، ساعت ها و روز های کاری کارکنان است؛ بلکه شما میتواند بر اساس زمان انجام کارهایی که کارمندان انجام میدهند به آنها حقوق بپردازید. یعنی دیگر لازم نخواهد بود صرفاً به خاطر حضور یک کارمند در محل کارش به او حقوق بدهید. این سیستم حضور و غیاب که به طور زمانی است می تواند به صورت فوری در صرفه جویی، کاهش هزینه ها و پرداختی ها موثر باشد. با انجام این کار علاوه بر افزایش بازدهی برنامه ریزی های کاری، میتوانید اضافه کاری را حذف کنید. سیستم زمانی حضور و غیاب به شما این فرصت را میدهد تا بتوانید قوانین شغلی را دقیق وضع کنید و خودتان اضافه کاری را مدیریت کرده و به طور خودکار خواهید دانست تا چه میزان باید حقوق بپردازید. یکی دیگر از فواید این سیستم کاهش دادن چشمگیر زمان برای اضافه کاری کارمندان است؛ زیرا شما توانسته اید میزان زمان واقعی کار را افزایش دهید و خطاها را کاهش دهید. کاستن خطاهای انسانی اگر چه پر هزینه و عامل نگرانی کارکنان می باشد ولی اعتماد به کسب و کار شما را افزایش میدهد.

چگونه می توان با استفاده از گزارش کار صرفه جویی کرد

داشتن گزارش واقعی از وضعیت کسب و کار میتواند به اندازه ی یک برنامه ریزی در کاهش هزینه ها موثر باشد. فایده ی داشتن این گزارش در تصمیماتی مشخص می شود که بخواهید برنامه ریزی های آینده ی شرکت یا سازمان را با توجه به نتایج آنها انجام دهید. گزارشات سنتی نیز چه در قالب کاغذ و چه در قالب حافظه ی سیستمی باشند، علاوه بر نیاز به زمان زیاد برای تنظیم، ثمره عملی هم برای شرکت ندارند. ولی با سیستماتیک کردن حضور و غیاب میتوانید نیروی خود را منظم و بهینه سازید. استفاده از یک راه موثر برای حضور و غیاب به شما قدرت گزارش گیری و گزارش دهی میدهد و خواهید توانست که این گزارش ها را برای هر کس که صلاح دانستید، ارسال کنید.

در کسب و کار باید رفیق بازی را کنار گذاشت

در سیستم حضور و غیاب باید تمام کارمندان یا کارگران خود را معرفی کنند تا همگی شناسایی شوند؛ ولی در راه های قدیمی، کارمندان حضور و غیاب خود را صرفاً با یک کارت ثبت می کردند، یعنی تمام حضور و غیاب بر پایه ی یک کارت استوار بود. اگرچه این روش در تسهیل ورود و خروج کارمندان بسیار موثر است اما بدون عیب هم نیست. احتمال دارد کارت ها و وسایلی که برای حضور و غیاب به کارمندان داده می شوند: دزدیده، گم، کپی یا حتی قرض داده شوند. در نتیجه سیستم قدیمی دقت کافی را ندارد و بلکه هزینه های جانبی که متوجه کارت حضور و غیاب است بر دوش شرکت خواهد بود. برای اینکه این مشکل حل شود باید به سراغ فناوری بیومتریک برویم. هر انسانی ویژگی های منحصر به فرد خود را دارد، یعنی صدا، اثر انگشت، نوع چشم و … همگی برای هر فرد انحصاری هستند و نمی توانیم کپی کنیم. می توانید این اطلاعات انحصاری را در یک توکن در سیستم حضور و غیاب بارگذاری کنید و در نتیجه فقط زمانی حضور و غیاب یک کارمند مورد تایید خواهد بود که او شخصاً در محل کارش حضور داشته باشد. البته در این زمان که همه ی دنیا درگیر ویروس همه گیر کرونا می باشد و احتمالاً بسیاری ها یکی از راه های انتقال این ویروس را تماس با سطوح میدانند؛ شاید از سیستم بیومتریک از طریق اثر انگشت برای حضور و غیاب استفاده نکنند. اما در صورتی که این راه حذف شود، جایگزین آن از طریق چشم یا چهره که نیازی به هیچ تماسی ندارند، وجود خواهد داشت. با استفاده از سیستم بیومتریک حضور و غیاب، هزینه های کسب و کار را به شدت کاهش میدهید، یعنی اولاً هزینه ی صدور کارت را حذف می کنید و دوماً رفیق بازی در ثبت حضور کارمندان را هم از بین می برید.

چگونه با استفاده از ادغام کردن صرفه جویی در هزینه ها را تجربه کنیم؟

مدیریت سنتی، انتقال اطلاعات و سوابق کارمندان را به صورت غیر اتوماتیک و از طریق چندین دستگاه انجام میدهد. با توجه به پیشرفت علم می توانید برای نگهداری و انتقال امن این اطلاعات از یک سیستم اتوماتیک استفاده کنید. یعنی با استفاده از یک دستگاه میتوانید دو کار مذکور را ادغام کنید و البته می توانید از راه های دیگر ادغام کردن مانند: نوع محاسبه، پرداخت میزان حقوق و حضور و غیاب کارکنان استفاده کنید. یعنی می توانید با استفاده از یک سیستم کنترل، داده هایی که در یک شرکت ثبت می شوند را به سامانه ی دیگری مانند سامانه پرداخت حقوق ها بفرستید که در این صورت علاوه بر انجام دقیق حضور و غیاب، از سیستم به جای کارمند استفاده کردید، یعنی ادغام کارکنان را انجام داده اید؛ با این سیستم می توانید هزینه های کسب و کار را کاهش دهید و در نتیجه صرفه جویی در هزینه ها را عاقلانه انجام داده اید.

5 روش کاهش هزینه های کسب و کار با استفاده از سیستم حضور و غیاب

در کسب و کار های کوچک به جای اینکه بر روی سیستم حضور و غیاب سرمایه گذاری کنند، بر روی مسائلی همچون راه های جذب و حفظ مشتریان سرمایه گذاری می شود. یعنی اگر بخواهم به طور واضح تر بگویم، انجام حضور و غیاب سیستماتیک در کسب و کارهای کوچک فعلی، منجر به تعدیل نیرو یا کمبود نیرو می شود، اما در حقیقت این کار استفاده نکردن از یک سیستم عالی با عملکرد دقیق به همراه صرفه جویی برای کسب و کار محسوب می شود. شاید با خودتان بگویید استفاده نکردن از این سیستم جدید خودش صرفه جویی در هزینه ها محسوب می شود، اما در پاسخ به این تفکر باید بگویم: هزینه های استفاده، هماهنگ سازی و اتصال سیستم های قدیمی با این سیستم جدید در مقایسه با پول هایی که به خاطر عدم دقیق بودن در ثبت زمان حضور کارمندان از دست داده اید، مقدار ناچیزی می باشد. با توجه به مقاله ای که اخیراً هاروارد در بخش اخبار کسب و کارها منتشر کرده است، اتلاف هزینه ای عجیبی را اعلام می کند. هاروارد با مطالعه در بخش کسب و کارها به این نتیجه رسیده است که فامیل بازی یا همان پارتی بازی باعث ایجاد ناکارآمدی در اقتصاد آمریکا شده است و این ناکارآمدی به قیمت از دست دادن روزانه 7.4 میلیارد دلار از منابع و سرمایه ها تمام می شود. این نتیجه با استفاده از سیستم حضور و غیاب اتوماتیک، قابل تغییر دادن است. آیا بیزینس شما از 5 اشتباهی که در قسمت زیر ذکر می کنیم در امان است:

1. ثبت ساعت کاری

امروزه نوع کار کردن افراد تغییر یافته است، اما هنوز نوع انجام حضور و غیاب کارمندان به همان روش قدیمی انجام می شود. در سیستم های قدیمی امکان خطا و یا عدم صداقت وجود دارد، یعنی امکان دارد کارتخوان یا حتی خود کارت ها دچار اشکال باشند، به همین علت راه های زیادی برای هدر رفتن سرمایه ها وجود دارد. رفیق بازی، رشوه، خطاهای انسانی و راه های بیشمار دیگری باعث میشوند تا زمان کاری بسیاری از کارمندان سازمان ها و شرکت ها از دست برود. در حقیقت فقط زمان کاری کارمندانی برای شرکت باقی می ماند که چندین بار حضور خود را اعلام کنند. بنابر اظهارات سازمان حقوق و دستمزد آمریکا، شرکت های آمریکایی می توانند با استفاده از سیستم حضور و غیاب تا 4% از پرداختی های سالانه خود را به کارمندان کاهش دهند. با استفاده از سیستم بیومتریک زمانی، میتوانید به طور همزمان تمام حالات کارمندان مانند: ورود، استراحت، خروج و حتی تایم وعده ی غذایی او را با ساده ترین روش کنترل کنید. مثلاً یک شرکت آلومینیومی در آمریکا به خاطر داشتن تنفس 15 دقیقه ای، از لحاظ زمانی 80% از عملکرد کارمندان خود را از دست بدهد. از فواید دیگر این سیستم افزایش دقت در ثبت تعطیلات و زمان حضور کارمندان می باشد.

2. پرداخت حقوق براساس ساعات کاری

این قسمت نسبت به سایر بخش ها بسیار زمان بر می باشد، یعنی باید تمام ساعاتی که یک کارمند مشغول به کار بوده محاسبه شود و مدیران بر اساس آنها به کارگران در هر هفته یا سر ماه حقوق بپردازند. بر اساس تخمین هایی که ارائه شده، تقریباً 40% از کسب و کارهای آمریکا حقوق های خود را به طور دستی محاسبه و پرداخت می کنند. به همین علت ممکن است ساعت ها صرف محاسبه ی ساعات کاری کارمندان شود. یک آزمایشگاه برگزیده در کارولینا برای 150 کارمند خود از سیستم حضور و غیاب که بر اساس لیست های کاغذی بود، استفاده می کرد. زمانی که این آزمایشگاه به سیستم بیومتریک حضور و غیاب مجهز شد، توانست 70% زودتر از ماه قبل و فقط در کمتر از یک روز حقوق تمام کارمندانش را بپردازد.

3. از بین رفتن سرمایه

کارت های کاغذی که برای حضور و غیاب هستند علاوه بر این که برای محیط زیست یک خطر محسوب می شوند، به طور دائم به تعویض و بارگذاری اطلاعات نیاز دارند. اگر در کنار این موارد خطاهای انسانی را هم لحاظ کنیم، اصلاح کردن این روند یک امر ضروری محسوب می شود. می توانید با استفاده از یک فرآیند ثبت حضور و غیاب خودکار، از هدر رفتن زمان کاری کارمندان و منابع طبیعی جلوگیری کنید. با این نوع مدیریت خواهید توانست از کارمندانتان به جای کار در بخش حضور و غیاب در بخش های دیگری بهره برداری کنید.

4. امور مالیاتی و قانونی

سازمان امور مالیات آمریکا در سال 2013 میلادی حدود 4.5 میلیارد دلار جریمه به خاطر انجام اشتباهات در مسائل قانونی مربوط به استخدام های شرکت ها وضع کرد. حدس ها به این صورت بود که از هر 10 شرکت آمریکایی 7 شرکت، قانون زمانبندی کار و دستمزد ها را رعایت نمی کنند؛ از جمله دلایلی که موجب عدم اجرای قانون می باشد میتوانیم به: زمانبندی غلط در تایم کاری، عدم وجود اطلاعات و سوابق کارکنان و استفاده ی غلط از توانایی های کارکنان اشاره کنیم. قالب کارگران و کارمندان به این موضوع توجه کرده اند. تحقیقات و اقدامات میدانی وزارت دفاع در این چند سال گذشته، وجود تخلفات بیشتری را ثابت می کند. تحقیقات انجام شده از سال های 2001 تا 2011 این موضوع را نشان میدهد که اعتراضات کارگران به طور جمعی در دادگاه های فدرال توانسته تا 500% قوانین کار عادلانه را بهبود بخشد. کسب و کار های کوچک برای عدم مواجهه با اعتراضات و درگیری با کارگران، می توانند از سیستم خودکار ثبت حضور و غیاب استفاده کنند، و اگر نه باید با قانون کار عادلانه روبرو شوند.

5. استرس و ایجاد هزینه برای سلامتی

سیستم های قدیمی حضور و غیاب استرس های شدیدی را بر روی کارگران وارد می کردند. انجمن روانشناسان آمریکا اعلام کرده اند که استرس می تواند در طی یک سال حدود 300 میلیارد دلار هزینه های درمانی بر روی دوش کسب و کار های آمریکایی قرار دهد. استرس تاثیر مخرب تری نسبت به سایر بیماری ها دارد و موجب میشود تا کارگران زودتر از سن معمول دچار از کار افتادگی شوند. در نتیجه این استرس برای کسب و کارها هزینه های بیمه ای و درمانی ایجاد می کند. یکی از کارکنان آزمایشگاهی در آمریکا در زمان دریافت و پرداخت حقوق به گریه کردن میپرداخت، این گریه به علت این بود که او به سختی برای کارش زحمت میکشید تا بتواند ساعات کاری را پر کند و در عوض نمی توانست برای خانواده ی خود وقت کافی را اختصاص دهد. این آزمایشگاه توانست سیستم بیومتریک را برای حضور و غیاب کارکنان نصب کند و نیروی انسانی این آزمایشگاه نیز دیگر نگرانی از بابت ثبت تایم کاری و پرداخت حقوق ها نداشت. با استفاده از فناوری دیگر نیروی انسانی و سرمایه ی شرکت ها هدر نخواهد رفت و با استفاده از سیستم حضور و غیاب میتوانید کسب و کار های کوچک را فعال و نتیجه های خوب آن را دریافت کنید.

با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب تایمزی می توانید زمان دقیق کارکرد پرسنل را محاسبه کرده و زمان های اضافه کاری، غیبت و … را بصورت دقیق شناسایی کنید که با استفاده از اینکار می توانید بهره وری شرکت را افزایش دهید. برای دریافت اطلاعات بیشتر در رابطه با اپلیکیشن تایمزی با کارشناسان ما در تماس باشید.